.png)
HRIS adalah sistem informasi sumber daya manusia yang membantu perusahaan mengelola administrasi dan informasi karyawan secara digital. Sistem ini dapat digunakan untuk menangani absensi, pengajuan cuti, penggajian, pengelolaan dokumen, hingga pemantauan data tenaga kerja. Dengan HRIS, perusahaan dapat mengurangi pekerjaan administratif yang berulang, mempercepat proses persetujuan, dan menyediakan informasi yang dibutuhkan tim HR secara lebih terstruktur.
Apa Itu HRIS? Pengertian dan Kepanjangannya
HRIS merupakan singkatan dari Human Resource Information System, yaitu sistem berbasis teknologi untuk mendukung pengelolaan informasi dan proses administrasi sumber daya manusia. HRIS membantu perusahaan menjalankan kegiatan HR melalui alur digital, mulai dari pencatatan kehadiran hingga penyusunan laporan karyawan.
Berbeda dengan pencatatan manual yang mengandalkan dokumen fisik atau spreadsheet terpisah, HRIS memungkinkan proses tertentu dijalankan melalui satu sistem yang saling terhubung. Sebagai contoh, ketika karyawan mengajukan cuti, permohonan dapat diteruskan kepada atasan untuk disetujui. Setelah keputusan diberikan, status pengajuan dapat diperbarui sehingga tim HR memiliki catatan yang lebih mudah dipantau.
HRIS dapat digunakan oleh perusahaan kecil, menengah, maupun besar. Fitur yang diperlukan bergantung pada jumlah karyawan, kebijakan perusahaan, kompleksitas administrasi, dan proses kerja yang ingin didigitalisasi.
Apa Saja Fungsi HRIS dalam Perusahaan?
Fungsi utama HRIS adalah membantu perusahaan menjalankan proses administrasi SDM secara lebih teratur, konsisten, dan efisien. Sistem ini dapat mendukung beberapa kegiatan berikut sesuai modul yang tersedia.
1. Mengotomatiskan Administrasi Karyawan
HRIS membantu mengurangi pencatatan berulang dalam kegiatan administrasi karyawan. Proses seperti memperbarui informasi pegawai, mengelola dokumen, dan mencatat perubahan status pekerjaan dapat dilakukan melalui alur digital yang ditentukan perusahaan.
Contohnya, ketika karyawan berpindah departemen, tim HR dapat memperbarui informasi pada sistem sehingga data organisasi mengikuti perubahan tersebut. Hak akses untuk melakukan perubahan dapat dibatasi kepada pengguna yang berwenang.
2. Mengelola Absensi, Cuti, dan Lembur
HRIS dapat membantu perusahaan mencatat kehadiran, mengelola jadwal kerja, serta menangani permohonan cuti dan lembur. Data tersebut dapat digunakan untuk memantau kehadiran dan mendukung proses administrasi sesuai peraturan internal.
Sebagai contoh, karyawan mengajukan cuti melalui sistem, atasan memeriksa permohonan, kemudian memberikan persetujuan atau penolakan. Tim HR dapat melihat status pengajuan tanpa harus mengumpulkan informasi melalui pesan pribadi atau dokumen terpisah.
3. Mendukung Proses Penggajian
HRIS dapat membantu menyiapkan data yang dibutuhkan untuk penggajian, seperti informasi karyawan, kehadiran, lembur, tunjangan, dan potongan. Apabila sistem memiliki modul payroll atau terintegrasi dengan aplikasi penggajian, data tersebut dapat digunakan untuk mendukung perhitungan gaji.
Penggunaan sistem tidak menghilangkan kebutuhan pemeriksaan. Perusahaan tetap perlu memastikan bahwa komponen gaji, kebijakan pengupahan, potongan, dan hasil perhitungan sudah sesuai sebelum pembayaran dilakukan.
4. Mendukung Rekrutmen dan Pengelolaan Karyawan
HRIS yang dilengkapi modul rekrutmen dapat membantu tim HR mencatat kandidat, memantau tahapan seleksi, dan mengelola informasi pelamar. Setelah kandidat diterima, informasi yang diperlukan dapat diteruskan ke proses administrasi karyawan sesuai kemampuan sistem.
Fungsi ini membantu tim HR memantau proses perekrutan secara lebih terstruktur. Namun, pengelolaan rekrutmen tidak selalu tersedia dalam setiap HRIS karena cakupan fitur berbeda antara satu produk dan produk lainnya.
5. Menyediakan Laporan untuk Evaluasi SDM
HRIS dapat menyajikan laporan mengenai jumlah karyawan, tingkat kehadiran, penggunaan cuti, perubahan tenaga kerja, dan informasi administratif lainnya. Laporan tersebut membantu manajemen memahami kondisi tenaga kerja tanpa harus menggabungkan data secara manual dari berbagai sumber.
Misalnya, laporan absensi dapat membantu perusahaan mengidentifikasi pola keterlambatan, sedangkan laporan jumlah karyawan dapat digunakan untuk mendukung perencanaan kebutuhan tenaga kerja.
Fitur Utama yang Biasanya Tersedia dalam Sistem HRIS
Fitur HRIS adalah kemampuan yang tersedia dalam sistem untuk membantu menjalankan proses pengelolaan sumber daya manusia. Berikut beberapa fitur yang umum digunakan perusahaan.
- Database karyawan: menyimpan informasi kepegawaian yang dibutuhkan untuk administrasi dan operasional HR.
- Manajemen absensi: mencatat kehadiran berdasarkan metode pencatatan yang digunakan perusahaan.
- Pengajuan cuti dan lembur: memfasilitasi permohonan, persetujuan, dan pemantauan status pengajuan.
- Pengelolaan payroll: mendukung pencatatan komponen gaji dan proses penggajian jika modul tersebut tersedia.
- Manajemen dokumen: membantu menyimpan dan mengelola dokumen kepegawaian dengan pengaturan akses yang sesuai.
- Employee self-service: memberikan akses kepada karyawan untuk melihat informasi tertentu atau mengajukan permohonan secara mandiri.
- Dashboard dan laporan: menampilkan ringkasan data untuk memudahkan pemantauan dan evaluasi.
- Workflow approval: mengatur alur persetujuan untuk cuti, lembur, perubahan data, atau permohonan lainnya.
Perusahaan tidak harus menggunakan seluruh fitur sekaligus. Pemilihan fitur sebaiknya disesuaikan dengan masalah yang ingin diselesaikan, prosedur kerja yang berlaku, dan kemampuan sistem untuk mendukung kebutuhan tersebut.
Apa Manfaat HRIS bagi Perusahaan dan Karyawan?
Manfaat HRIS tidak hanya berkaitan dengan digitalisasi administrasi. Sistem ini juga membantu perusahaan meningkatkan konsistensi proses kerja, mempermudah akses informasi, dan mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
1. Menghemat Waktu Administrasi
Proses digital dapat mengurangi kebutuhan untuk mengumpulkan dokumen secara manual, mencari catatan dari berbagai file, atau menanyakan status permohonan satu per satu. Tim HR dapat mengalokasikan lebih banyak waktu untuk kegiatan yang membutuhkan analisis dan interaksi langsung dengan karyawan.
2. Mengurangi Risiko Kesalahan Pencatatan
Penggunaan data terpusat dan validasi input dapat membantu mengurangi duplikasi maupun ketidaksesuaian informasi. Meski demikian, kualitas data tetap bergantung pada ketepatan input, aturan sistem, dan kedisiplinan pengguna dalam memperbarui informasi.
3. Memperjelas Proses Persetujuan
Alur persetujuan digital membantu karyawan mengetahui status pengajuan dan membantu atasan melihat permohonan yang perlu ditindaklanjuti. Riwayat proses juga dapat digunakan untuk memeriksa keputusan berdasarkan kewenangan yang ditetapkan perusahaan.
4. Mempermudah Pemantauan Data SDM
Laporan HRIS membantu manajemen memantau informasi tenaga kerja, seperti tingkat kehadiran, jumlah karyawan, dan penggunaan cuti. Informasi tersebut dapat menjadi bahan evaluasi untuk memperbaiki kebijakan dan perencanaan operasional.
5. Meningkatkan Kemudahan Akses Layanan HR
Melalui fitur employee self-service, karyawan dapat mengakses informasi atau mengajukan kebutuhan administratif tanpa selalu menghubungi tim HR. Kemampuan ini dapat meningkatkan transparansi dan mengurangi pertanyaan berulang mengenai proses administrasi.
Contoh Penerapan HRIS dalam Kegiatan Operasional
Contoh HRIS dapat ditemukan dalam berbagai kegiatan sehari-hari perusahaan. Penerapannya akan berbeda sesuai fitur yang digunakan dan prosedur yang berlaku.
1. Contoh HRIS untuk Pengajuan Cuti
Seorang karyawan membutuhkan cuti selama dua hari. Ia mengajukan permohonan melalui HRIS, kemudian atasan menerima notifikasi untuk memeriksa pengajuan tersebut. Setelah disetujui, status cuti tercatat dalam sistem sehingga karyawan dan tim HR dapat melihat informasi yang sama.
2. Contoh HRIS untuk Rekapitulasi Absensi
Perusahaan menggunakan sistem absensi digital untuk mencatat waktu masuk dan pulang karyawan. Data kehadiran kemudian direkap sesuai periode yang ditentukan. Tim HR dapat memeriksa keterlambatan, ketidakhadiran, dan data yang perlu dikoreksi sebelum laporan digunakan untuk keperluan administrasi.
3. Contoh HRIS untuk Penggajian
Menjelang akhir bulan, tim HR mengumpulkan data kehadiran, lembur, tunjangan, dan potongan yang relevan. Jika HRIS terhubung dengan modul payroll, data yang diperlukan dapat digunakan untuk membantu proses penggajian. Tim terkait tetap memeriksa hasil perhitungan sebelum pembayaran diproses.
4. Contoh HRIS untuk Pemantauan Karyawan
Manajer HR membutuhkan informasi jumlah karyawan di setiap departemen. Melalui dashboard, manajer dapat melihat ringkasan data berdasarkan periode atau kategori yang tersedia. Informasi tersebut dapat membantu perencanaan kebutuhan tenaga kerja dan evaluasi struktur organisasi.
Apa Perbedaan HRIS, HRMS, dan HRM?
HRIS, HRMS, dan HRM berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia, tetapi memiliki fokus yang berbeda. Istilah tersebut terkadang digunakan secara bergantian oleh penyedia perangkat lunak, sehingga cakupan sebenarnya perlu diperiksa berdasarkan fitur yang ditawarkan.
- HRIS (Human Resource Information System): berfokus pada pengelolaan informasi karyawan dan proses administrasi SDM.
- HRMS (Human Resource Management System): umumnya mencakup pengelolaan informasi sekaligus fungsi HR yang lebih luas, seperti rekrutmen, pengembangan karyawan, dan manajemen kinerja.
- HRM (Human Resource Management): merupakan istilah untuk praktik dan strategi pengelolaan sumber daya manusia, mulai dari rekrutmen hingga pengembangan dan retensi karyawan.
Dengan demikian, HRIS dan HRMS umumnya merujuk pada sistem atau perangkat lunak, sedangkan HRM merupakan konsep pengelolaan SDM secara lebih luas. Untuk membandingkan solusi perangkat lunak, perusahaan sebaiknya menilai fitur dan cakupan layanan yang benar-benar tersedia.
Bagaimana Cara Memilih Sistem HRIS yang Tepat?
Memilih HRIS sebaiknya dimulai dengan mengevaluasi proses HR yang sedang berjalan. Perusahaan perlu mengetahui pekerjaan mana yang paling banyak menyita waktu, data apa yang sering tidak konsisten, dan proses apa yang membutuhkan alur persetujuan lebih jelas.
1. Tentukan Kebutuhan Utama
Buat daftar kebutuhan berdasarkan aktivitas sehari-hari, misalnya absensi, cuti, penggajian, pengelolaan dokumen, atau pelaporan. Prioritaskan fitur yang menyelesaikan masalah operasional paling penting sebelum menambahkan fungsi lainnya.
2. Periksa Kemudahan Penggunaan
Pilih sistem yang mudah digunakan oleh tim HR, manajer, dan karyawan. Alur pengajuan yang sederhana serta tampilan yang jelas dapat membantu mempercepat adaptasi pengguna dan mengurangi kebutuhan pelatihan berulang.
3. Pastikan Keamanan Data
HRIS mengelola informasi kepegawaian yang perlu dilindungi. Periksa ketersediaan pengaturan hak akses, autentikasi, pencatatan aktivitas pengguna, pencadangan, dan mekanisme perlindungan data yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta peraturan yang berlaku.
4. Evaluasi Integrasi dengan Sistem Lain
Jika perusahaan telah menggunakan sistem penggajian, akuntansi, ERP, atau aplikasi operasional lainnya, pertimbangkan kemampuan HRIS untuk bertukar data dengan sistem tersebut. Integrasi yang direncanakan dengan baik dapat mengurangi pencatatan berulang dan membantu menjaga konsistensi informasi.
5. Pertimbangkan Biaya dan Pengembangan
Perhitungkan biaya lisensi, implementasi, migrasi data, pelatihan, integrasi, serta pemeliharaan. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa solusi yang dipilih dapat mengikuti perubahan jumlah karyawan dan kebutuhan operasional di masa depan.
Kapan Perusahaan Membutuhkan Sistem HRIS Custom?
Sistem HRIS custom merupakan solusi yang dirancang atau dikembangkan sesuai kebutuhan khusus perusahaan. Pendekatan ini dapat dipertimbangkan ketika aplikasi standar belum mampu mengikuti alur kerja, struktur organisasi, kebijakan administrasi, atau kebutuhan integrasi yang digunakan bisnis.
Contohnya, perusahaan dengan banyak cabang mungkin memerlukan alur persetujuan cuti yang berbeda berdasarkan lokasi. Perusahaan lain mungkin membutuhkan perhitungan komponen penggajian tertentu, pembatasan akses berdasarkan jabatan, atau laporan khusus untuk manajemen.
Melalui layanan jasa pembuatan sistem HRIS dari WebPro, perusahaan dapat merencanakan sistem berdasarkan proses administrasi, kebutuhan fitur, struktur pengguna, dan integrasi yang diperlukan. Pengembangan sebaiknya diawali dengan analisis kebutuhan agar fitur yang dibuat benar-benar mendukung operasional, bukan sekadar menambah kompleksitas.
Jika kebutuhan bisnis mencakup proses lintas departemen, perusahaan juga dapat mempertimbangkan sistem ERP untuk menghubungkan proses bisnis yang lebih luas. Sementara itu, bisnis dengan kebutuhan pergudangan dapat mempelajari sistem Warehouse Management System (WMS) untuk mendukung pengelolaan operasional gudang.
Bagaimana HRIS Dapat Terhubung dengan Sistem Bisnis Lain?
Dalam perusahaan yang menggunakan banyak aplikasi, HRIS dapat menjadi bagian dari ekosistem sistem informasi yang saling mendukung. Integrasi harus dirancang berdasarkan kebutuhan data, hak akses, dan proses bisnis agar pertukaran informasi tetap akurat dan aman.
- ERP: sistem ERP membantu mengintegrasikan proses bisnis seperti keuangan, operasional, dan pengelolaan sumber daya perusahaan.
- CRM: bisnis dapat menghubungkan kebutuhan data tertentu dengan aplikasi CRM atau sistem CRM untuk tim sales sesuai alur kerja yang diperlukan.
- Workflow approval: sistem workflow approval dapat mendukung pengaturan persetujuan berjenjang untuk permohonan dan proses internal perusahaan.
- POS multi-cabang: bisnis ritel dapat memanfaatkan sistem POS untuk manajemen cabang dalam mengelola transaksi dan operasional toko.
- Sistem industri khusus: perusahaan dengan alur operasional yang unik dapat mempertimbangkan sistem khusus industri sesuai kebutuhan sektornya.
Selain pengembangan sistem internal, perusahaan juga dapat membangun kanal digital untuk memperkenalkan layanan dan mendukung aktivitas bisnis. WebPro menyediakan layanan jasa pembuatan website, termasuk website company profile untuk menyampaikan informasi perusahaan secara profesional dan jasa pembuatan aplikasi web untuk kebutuhan aplikasi berbasis browser.
Untuk kebutuhan aplikasi bisnis yang lebih spesifik, perusahaan dapat mempelajari layanan jasa pembuatan sistem custom guna merencanakan solusi sesuai alur kerja, kebutuhan integrasi, dan target operasional. Setiap sistem tetap perlu dirancang berdasarkan kebutuhan nyata agar implementasi memberikan manfaat yang terukur.
Kesimpulan
HRIS adalah sistem informasi sumber daya manusia yang membantu perusahaan mengelola administrasi dan informasi karyawan secara digital. Sistem ini dapat mendukung pengelolaan absensi, cuti, penggajian, dokumen, rekrutmen, dan laporan SDM sesuai fitur yang tersedia.
Manfaat HRIS meliputi efisiensi administrasi, pengurangan risiko kesalahan pencatatan, proses persetujuan yang lebih terstruktur, dan kemudahan pemantauan data. Agar hasilnya optimal, perusahaan perlu memilih sistem berdasarkan kebutuhan operasional, keamanan informasi, kemudahan penggunaan, serta kemampuan integrasi.
Jika aplikasi standar belum dapat memenuhi proses kerja yang dibutuhkan, pengembangan HRIS custom dapat menjadi pilihan. WebPro dapat membantu perusahaan merencanakan sistem berdasarkan kebutuhan fitur dan alur operasional sehingga pengelolaan sumber daya manusia menjadi lebih terstruktur dan mudah dikembangkan.